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ビジネス文書：挨拶
ビジネス文書の本文の基本的な構成は、前文と主文、末文に分けられます。このうち前文は、頭語と挨拶文からなっています。頭語とは、訪問時の「ごめんください」や「こんにちは」、「はじめまして」などに相当する礼儀で、ビジネス文書では「拝啓」、返信では「拝復」が一般的です。また特に改まった時には「謹啓」を用います。また挨拶文を省峰し、いきなり用件に入る場合や、前略な通知状などでは「前略」を用います。
挨拶文は、頭語のあと一字分を空けて、同じ行に書きます。挨拶文は通常、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶などの順で書きますが、ビジネスではあくまで簡潔であることが大切です。時候の挨拶も、ことさらに時李を風雅に奏でる必要はなく、「盛夏の候」「秋冷の候」などの慣用句で十分と言えるでしょう。また「時下」という言葉は、季節にかかわらず通年使えるので便利です。ただし、頭語に「急啓」を用いた緊急の場合や、「拝復」を用いた返信の場合、そして「前略」の場合は、時候の挨拶は省きます。
安否の挨拶は、相手の安否を尋ねるものですが、ビジネス文書では、相手先の繁栄を祝う言葉となります。これも簡単に「ますます（いよいよ）ご隆盛のこととお喜び申し上げます」程度で十分でしょう。
感謝の挨拶には日頃のお付き合いを感謝する言葉などを入れます。「平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく深謝申し上げます。」などは典型的な感謝の挨拶です。ビジネス文書では、時候の挨拶よりむしろこちらの方が大切と言えるでしょう。
ビジネス文書の例文について
ビジネスの世界では、人間関係や業務が複雑に絡み合い、社会を形成しています。よってビジネスシーンに合わせたマナーがとても大切になってきます。
ビジネス文書は、そうした社会の中で、会社内や社外との連絡手段として頻繁に使われています。ビジネス文書とは、状況に合ったもの、正確で簡潔な内容、適切なタイミング、上司や取引先の承認など取り扱いのルールといった、たくさんの要素が詰まった、大切なビジネスツールなのです。
まずビジネス文書には、社内と社外のものがあり、それぞれメールと、メール以外の書類があります。社内宛のビジネス文書の例としては、指示、報告、確認といった基本的なものから、宴会の案内、出欠の返答など、人間関係を構成するものまでさまざまです。また社外宛のビジネス文書の例としては、挨拶状、資料の送付、ファックスの頭付け、見積もりや発注、請求書、お詫び、クレーム、督促などがあり、どれも会社の顔としてたいへん重要な書類です。
このようにビジネスの社会において欠かすことのできないビジネス文書ですが、文章力に自信のない人やビジネス文書に不慣れな人は難しいと感じるかもしれません。しかし文章力がなくても正しいビジネス文書を書く方法があります。それが例文の利用です。
ビジネス文書の形式は基本的に決まっています。よって、例文を利用するテクニックさえあれば、誰でも簡単にビジネス文書を作成することができるのです。
現在では本や雑誌、またインターネット上でもビジネス文書の例文が様々紹介されています。そうしたものを上手に利用し、ビジネススキルを磨いてみてはいかがでしょうか。
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